Virtual Office là gì? Ưu điểm - hạn chế của văn phòng ảo

Trong những năm gần đây, cụm từ Virtual Office không còn lạ lẫm với người dân nước ta. Nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự Virtual Office là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy bài viết dưới đây công ty Office168 sẽ giới thiệu bí quyết thuê Virtual Office nhằm đem tới cho tất cả mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và nhiều kiến thức mang lại lợi ích cho những đơn vị.

Virtual Office

Văn phòng ảo trong tiếng Anh là Virtual Office. Theo Ông Ralph Gregory cho biết rằng: ông thấy việc mở thêm một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn ở các quốc gia rộng lớn ở châu u và Bắc Mỹ vì thế ông đã đưa ra sáng kiến về giải pháp văn phòng ảo bằng cách cho thuê một địa điểm để đăng ký kinh doanh cùng phương pháp chuyển hướng cuộc gọi. Văn phòng ảo cung cấp cho một số đơn vị một địa chỉ thực và các dịch vụ có liên quan đến văn phòng mà không cần thuê nhân viên hoặc phải thuê một địa điểm trong dài hạn. Với một Virtual Office, nhân viên doanh nghiệp có thể làm việc từ bất kỳ nơi nào nhưng vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến.

Virtual Office hoạt động như một doanh nghiệp để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một nơi cố định. Văn phòng ảo đặc biệt phổ biến đối với một số doanh nghiệp mới khởi nghiệp và đơn vị nhỏ muốn giảm thiểu kinh phí hoạt động. Sự xuất hiện của những phần mềm và dịch vụ văn phòng dựa trên website, như họp trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của những văn phòng ảo.

Virtual Office cũng có thể giúp tăng chất lượng, vì nhiều dịch vụ của văn phòng ảo giải phóng nhân viên khỏi một số nhiệm vụ hành chính, cũng như không mất thời gian di chuyển. Nhân viên có thể làm mô hình văn phòng ảo việc tại địa điểm thuận lợi nhất và đơn vị có thể thuê những nhân viên khác cư trú bên ngoài địa phương.

Ưu thế và nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu thế của Virtual Office

Có hai điểm hấp dẫn chính đối với một Virtual Office. Thứ nhất, kinh phí duy trì một Virtual Office ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống, vì văn phòng ảo không tốn kinh phí vệ sinh và bảo trì.

Một văn phòng ảo có thể được thuê theo từng tháng, nên Virtual Office mang đến tính linh hoạt cao hơn trong trường hợp việc kinh doanh của người dùng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hay phát sinh chi phí bồi thường chấm dứt hợp đồng trước khi hết hạn).

Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ email, trả lời điện thoại và dịch vụ họp trực tuyến. Chính vì vậy, một đơn vị nhỏ có thể tỏ ra là có quy mô lớn hơn thực tế. Nó cũng có thể cung cấp một hay nhiều địa chỉ vật lý thực tế để người dùng gặp gỡ khách hàng.

Tồn tại của văn phòng ảo

Một số dịch vụ của Virtual Office có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trước. Ví dụ, nhiều gói thuê văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc dùng hạn chế nhiều phòng họp thực tế hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến bị giới hạn.

Văn phòng ảo có thể bị hạn chế truy cập vào buổi tối và cuối tuần. Người dùng có thể thấy đây là sự thiếu linh hoạt và không thuận tiện. Virtual Office cũng có khả năng gây mất chú tâm cho nhân viên khi làm việc tại nhà, một số người có thể không làm việc chất lượng khi làm việc trong môi trường văn phòng ảo.

Các kinh nghiệm mà nhiều công ty trước đó đã trải nghiệm cho ta thấy văn phòng ảo quả thực là một phương án tối ưu để tiết kiệm ngân sách thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Văn phòng cho thuê Office168 - trụ sở tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM chúc các bạn thành công.